Embora possa parecer uma atividade sem muita importância, manter o cadastro de pacientes atualizado pode fazer a diferença na satisfação com os serviços prestados e na agilidade dos processos internos da clínica.

Por meio desse controle, é possível construir uma importante base de dados para oferecer um atendimento de qualidade e personalizado, obtendo um diferencial competitivo.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para comentar sobre as vantagens em manter um controle atualizado dos dados e explicar como fazer corretamente o cadastro dos pacientes da clínica. Acompanhe!

Vantagens de um cadastro completo

Um cadastro efetuado de forma correta e atualizado promove um atendimento humanizado e otimiza a gestão da clínica, pois reúne informações importantes que podem servir para análise e tomadas de decisão estratégicas.

Veja a seguir algumas das suas principais vantagens!

Fidelização de clientes

Atrair novos pacientes é mais difícil e oneroso que conquistar a fidelização dos atuais. O cadastro permite saber exatamente do que o paciente precisa, proporcionando ao profissional um melhor conhecimento do seu público, com informações organizadas e de fácil acesso para toda a sua equipe.

Dessa forma, é muito mais simples efetuar agendamentos e organizar os retornos esporádicos. Todos esses aspectos ajudam a fidelizar o paciente, já que essa conquista requer um bom relacionamento, que depende da identificação e do atendimento às demandas, necessidades e anseios de cada um.

Facilidade na comunicação

Por meio do cadastro, é possível melhorar e ampliar o relacionamento com os pacientes, reduzindo o tempo gasto para entender a situação atual da saúde deles, criando uma boa relação com base nos dados levantados, como:

• avisos de promoções;
• confirmação de agendamento;
• envio de mensagens no aniversário;
• informação sobre horário de funcionamento em datas especiais;
• pesquisa de satisfação no atendimento.

Estratégias de marketing eficientes

Qualquer estratégia de marketing para clínicas depende de um eficiente controle de dados dos pacientes, a fim de identificar ações que podem proporcionar melhores resultados para as campanhas.

A falta de dados relevantes dos pacientes pode resultar em perda de tempo e dinheiro com anúncios equivocados. Por esse motivo, ter o controle das informações é a chave para fazer campanhas direcionadas aos interesses deles e ganhar um diferencial competitivo.

Como fazer o cadastro de pacientes

Um cadastro eficaz é parte fundamental do histórico clínico do paciente em clínicas de fisioterapia, qualquer informação é imprescindível, já que pode contribuir para um atendimento de qualidade.

Fazer um cadastro eficiente não é muito complicado, pois existem programas e aplicativos de gestão que ajudam a manter um banco de dados sempre atualizado e bem delineado. Eles são de fácil compreensão para que toda a equipe tenha acesso facilitado.

Para tanto, o sistema deve contar com campos obrigatórios e campos extras, conforme comentamos a seguir.

Campos obrigatórios

Devem conter informações pessoais, importantes para a comunicação com o paciente e criação do seu perfil. São elas:

• dados para contato — nome, endereço, e-mail e telefone;
• data de nascimento;
• documentos pessoais — RG e CPF;
• plano de saúde — tipo de convênio, abrangência e validade;
• profissão.

Campos extras

Nos campos extras devem conter informações clínicas e estilo de vida do paciente, como:

• alergias medicamentosas;
• procedimentos efetuados e a metodologia utilizada;
• data dos procedimentos (com evolução dos resultados);
• exames realizados (incluindo os resultados);
• especifidades das atividades profissionais.

Ações para manter uma base de dados relevante

Algumas práticas podem contribuir para manter o cadastro organizado, completo e de fácil acesso, como as seguintes:

• atualização periódica;
• identificação dos cadastros inativos — para posterior trabalho de comunicação, visando o retorno dos pacientes à clínica;
• revisão de dados — limpeza de informações repetidas e padronização das consultas, segmentando os pacientes por tipo de tratamento e outras categorias que forem importantes.

Como vimos, para fazer um cadastro de pacientes de forma correta é preciso registrar dados pessoais e informações clínicas, a fim de obter uma base relevante para a estratégia do negócio. Para tanto, é importante investir em um software especializado em clínicas de fisioterapia, a fim de garantir mais segurança e agilidade dos processos.

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Lidar com uma reclamação de paciente pode ser desafiador, mas quando essa situação é resolvida de forma positiva, a queixa se torna uma oportunidade para encantar e fidelizar o seu público.

Isso porque, quando o paciente reclama de algo, ele espera uma ação da clínica. Então, se você dá a devida atenção a ele, atende a essa expectativa e aproveita para surpreendê-lo, a indignação se transforma em gratidão, contribuindo, inclusive, para que o cliente compartilhe essa experiência de forma positiva com os amigos.

Quer saber mais sobre o assunto e aprender a lidar com a reclamação do paciente da melhor maneira possível? Então, confira nosso post.

Ouça o paciente e demonstre empatia

A primeira coisa que o cliente espera, quando faz uma reclamação, é ser ouvido e compreendido. Por isso, mesmo que pareça ser um problema pequeno ou até se a falha em questão não foi da clínica, é fundamental deixá-lo contar todo o problema e agir de forma acolhedora.

Em um primeiro momento, não deve estar em pauta quem está certo ou errado. O importante é a maneira como a clínica e o profissional se posicionam. Nessas situações, o paciente já está tenso, então, se você começar contra-argumentando, ele ficará ainda mais nervoso. Portanto, coloque-se no lugar dele e mostre que você está disposto a ajudar.

Peça desculpas sinceramente

É claro que receber uma reclamação de paciente é algo bem desconfortável. No entanto, vale considerar que nenhuma empresa está livre de cometer erros. Além disso, existem problemas que surgem independentemente da competência da clínica, mas que passam a ser de sua responsabilidade.

Às vezes, pode acontecer uma demora inesperada no atendimento por alguma intercorrência com o paciente anterior, por exemplo, e você precisa estender o horário para ajudá-lo. Esse não necessariamente é um erro no atendimento, pois passa pela fragilidade da saúde desse paciente. No entanto, o indivíduo prejudicado por essa situação não sabe disso e não tem culpa do atraso. Então, como responsável pela boa experiência de todos, cabe ao profissional reconhecer o infortúnio e pedir desculpas.

Acompanhe toda a reclamação de paciente até o final

A pessoa que receber a reclamação, seja o seu assistente, você ou algum outro profissional da clínica, precisa acompanhar o andamento do caso até que ele seja solucionado. Se isso não ocorrer. o problema pode passar de uma pessoa para outra, criando um círculo vicioso que só aumenta a irritação do cliente e não resolve o problema.

Por outro lado, se o funcionário monitorar o que está acontecendo após direcionar o ocorrido e perceber que não foram tomadas as devidas providências, ele poderá alertar os responsáveis, evitando problemas de comunicação entre médico e equipe e garantindo a resolução da questão.

Exceda as expectativas e encante com seu atendimento

De um modo geral, as pessoas não estão acostumadas com bons atendimentos, embora busquem isso ao contratar os serviços. Elas já levam o problema com uma postura defensiva, preparadas para brigar. Se, ao contrário do que imaginam, receberem um atendimento que as valorize como clientes, resolva as questões apresentadas e ainda faça algo a mais, você as conquistará.

De acordo com uma pesquisa da Nottingham School of Economics, 45% dos clientes bem atendidos e acolhidos com um pedido de desculpas retiraram sua avaliação negativa da empresa. Isso mostra o quanto é importante tomar esses cuidados. Por isso, aproveite essas dicas e surpreenda quando aparecer alguma reclamação de paciente! Seu negócio só tem a ganhar com essa ação!

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Uma clínica de fisioterapia conta com diversos focos e serviços de gestão. A financeira, a administrativa e a gestão de pessoas são algumas das mais padronizadas e necessárias para o funcionamento do negócio. No entanto, existe um gerenciamento que influencia todos os outros e que, muitas vezes, passa batido aos fisioterapeutas: a gestão de relacionamento com clientes.

Mas, afinal, o que é essa gestão, quais são seus objetivos e como colocá-la em prática? Ela é realmente tão importante para as clínicas de fisioterapia quanto para outros negócios? Estas são perguntas frequentes, que merecem ser respondidas antes mesmo de iniciar sua gestão de relacionamento com clientes. Por isso, falaremos mais sobre elas a seguir. Vamos lá?

O que é a gestão de relacionamento com clientes?

Antes de tudo, é importante compreendermos que toda clínica de fisioterapia também é uma empresa. Como tal, invariavelmente, todos os seus serviços e processos internos servem a um único objetivo final: a venda.

Existem muitas maneiras de uma empresa abrir mão para aumentar seu volume de vendas. O investimento em marketing, por exemplo, auxilia na captação de novos clientes e pode aumentar o seu número de novas consultas.

Existe um problema, no entanto, em supervalorizar essa captação. Se você analisar o número de primeiras consultas em sua clínica, perceberá que elas correspondem a uma pequena porcentagem do total de atendimentos. Isso ocorre porque a fisioterapia é, classicamente, uma terapia de acompanhamento que, na maioria das vezes, se estende por meses. Portanto, não basta apenas captar novos pacientes: é preciso, também, fidelizar os que você já tem.

E, para garantir que seus clientes retornarão à clínica, é importante otimizar a experiência que eles têm com o negócio. É nesse momento que entra a gestão de relacionamento com clientes. Esse conceito engloba todas as estratégias e ações que visam tornar a interação entre cliente e empresa a mais harmoniosa possível.

Isso influencia diretamente na retenção de clientes. Hoje em dia, consideramos que a experiência do usuário com o serviço é um dos principais fatores que influencia seu retorno a ele. E um bom relacionamento traz à clínica de fisioterapia um ar de confiança e capacidade de resolução de problemas — que é exatamente o que o paciente quer no momento.

Como colocar essa gestão em prática?

Para aderir à gestão de relacionamento com clientes é necessária uma mudança de ponto de vista dentro da clínica de fisioterapia. É importante compreender que nenhuma empresa existe para servir a si própria: o cliente é o próprio motivo de existência do negócio.

Por isso, ações que antes tinham um fim exclusivamente interno podem começar a ser repensadas para melhorar o relacionamento com o cliente. Um exemplo é o agendamento online: além de servir à comodidade da administração da clínica, ele também melhora a interação do paciente, promovendo sua satisfação.

Quais são os seus benefícios?

O objetivo final da gestão de relacionamento com clientes, como já mencionamos, é uma maior fidelização dos pacientes. No entanto, se você se aprofundar no assunto, verá que os benefícios extrapolam essa meta inicial.

A atração de novos pacientes, por exemplo, é uma vantagem pouco conhecida da gestão de relacionamento com clientes. Afinal, um cliente mais satisfeito com seu serviço estará mais disposto a comentar dele com conhecidos que também necessitem de atendimento fisioterápico. Chamamos esse marketing de “marketing boca a boca”.

Além disso, um bom relacionamento com o cliente é muito valorizado na gestão administrativa da clínica. Caso você implemente uma nova tecnologia ou solução, por exemplo, precisará de uma opinião sincera sobre essa mudança. Isso só será possível caso você mantenha um vínculo adequado com o paciente, que fornecerá feedbacks preciosos.

A gestão de relacionamento com clientes envolve uma nova metodologia, que transfere os olhares da empresa para seus objetivos finais. Além de trazer uma maior satisfação ao cliente, ela também aumenta seu sucesso comercial e pode trazer benefícios a longo prazo, como com o marketing boca a boca.

Se você gostou de saber mais sobre a gestão de relacionamento com clientes, tenha certeza de que seus conhecidos também gostarão. Que tal compartilhar este post em suas redes sociais? Ajude-nos a disseminar ainda mais o conhecimento!

A gestão contábil para clínicas é uma aptidão útil a qualquer fisioterapeuta que dirija seu próprio negócio. É comum, com o crescimento gradual do consultório, que o tema surja bruscamente: você criou sua clínica há alguns anos e agora ela é referência na região. Serviços como marketing para fisioterapeutas e controle de caixa passaram a ser mandatórios. Como prosseguir?

Para responder essa pergunta, separamos alguns pontos-chave que fazem uma gestão contábil de excelência. Você perceberá que, com pequenos ajustes no planejamento e com atenção aos detalhes, a contabilidade é mais simples do que aparenta. Continue lendo para saber mais!

Separando as contas do negócio das pessoais

A maioria dos fisioterapeutas que optam pelo consultório próprio começam sozinhos. Por isso, no início do empreendimento, é natural que não haja uma distinção clara entre as contas pessoais e as contas da clínica.

Quando o negócio começa a crescer, no entanto, é primordial separar as duas contas. Com essa divisão, você tem uma visão clara das receitas e despesas próprias do negócio, que são muito peculiares. Além disso, várias métricas de produtividade de uma gestão de clínicas levam em consideração o fluxo de caixa. E este só é obtido se a conta da clínica estiver isolada das demais.

Elaborando um planejamento financeiro

Quando um fisioterapeuta monta seu próprio consultório, ele se torna mais do que apenas um profissional liberal: agora ele é, também, um empreendedor. Por isso, como qualquer outro negócio, as clínicas também necessitam de planejamento financeiro.

Seu objetivo é guiar, previamente, os passos contábeis que devem ser tomados durante determinado período. Com isso, você direciona seus esforços em direção às suas metas — e, consequentemente, aumenta as chances de atingi-las.

Acompanhando o fluxo de caixa

Uma vez definido o planejamento financeiro, você deve manter uma vigilância constante do fluxo de caixa. Isso significa verificar o dinheiro físico da clínica, acompanhar as contas que utiliza e calcular despesas a pagar. Assim, facilmente você compara sua situação atual com o previsto no planejamento.

No acompanhamento, o ideal é que você defina uma frequência para realizar essa checagem: todos os dias, uma vez por semana ou uma vez por mês? Isso dependerá de seus objetivos, do corpo de funcionários da clínica e de sua disponibilidade pessoal.

Contando com o apoio da tecnologia

Ao elaborar seu plano financeiro e uma estratégia de contabilidade, provavelmente seu primeiro intuito é esboçar uma planilha no Excel. Embora essa seja uma prática corriqueira, ela está propensa a erros grosseiros e pode arruinar seu negócio.

Atualmente, contamos com tecnologias mais robustas e adequadas especificamente ao mercado da fisioterapia. Os softwares de gestão minimizam o risco de erro humano da gestão contábil e automatizam o processo do acompanhamento financeiro. Além disso, os programas mais modernos também contam com interação, prontuários e agendamento online.

Se você está procurando uma solução digital para o seu consultório, a FisioGestor pode ser sua aliada. Nosso software integra todos os processos da clínica, desde a marcação da consulta até a gestão com o convênio. Além disso, os extratos financeiros, faturas e ações no fluxo de caixa ficam armazenados em um só lugar.

Ficou interessado em saber como a tecnologia pode ajudar na sua gestão contábil para clínicas? Então, entre em contato conosco agora mesmo e tire suas dúvidas sobre o nosso software! Estamos ansiosos para te conhecer melhor!

A carreira de um fisioterapeuta tem várias etapas. Ela comumente se inicia na graduação, passa pela especialização e depois pelo trabalho em clínicas ou hospitais. A meta final de grande parte dos profissionais, no entanto, ainda é montar o consultório próprio.

Para isso, apenas conhecimentos técnicos e teóricos não serão suficientes: a habilidade de gestão da clínica será determinante para o sucesso do seu empreendimento. Essa expertise ainda é pouco abordada nas grades curriculares de fisioterapia, o que pode dificultar o destaque no mercado.

Pensando nisso, apresentaremos 4 formas de melhorar sua habilidade de gestão de clínica. Você perceberá que com passos simples e rotineiros, é possível levar seu negócio a um novo nível de excelência. Curioso para saber mais? Então, continue lendo o post!

1. Invista em marketing

O marketing ainda enfrenta uma certa resistência nos ambientes ligados à Fisioterapia. Alguns profissionais acreditam que o investimento nessa área mercantiliza o serviço e desvia o foco do paciente. Determinados Conselhos Regionais, inclusive, publicam resoluções para regular a sua prática.

Ao contrário do que diz o senso comum, o marketing é desejável tanto para o fisioterapeuta quanto para o paciente. Por meio dele, a pessoa encontrará o profissional que mais atenderá suas demandas. Para o fisioterapeuta, trata-se de uma maneira de levar seu empreendimento a novas áreas e atrair mais pacientes. Só fique atento às legislações da sua região e ao Código de Ética e Deontologia da COFFITO.

2. Preocupe-se com o atendimento humanizado

Cada vez mais o atendimento humanizado vem ganhando destaque nas diversas áreas da saúde. Ele dita que o cuidado deve ser focado nos pacientes, e não na doença. Por isso, o paciente deve ser enxergado como um todo, tendo o profissional um papel de catalisador dos bons resultados.

Algumas práticas simples e rotineiras podem ser aplicadas para melhorar o atendimento na sua clínica — questionar o paciente em relação ao abalo psicológico da enfermidade atual, promover uma escuta ativa e direcionar a conduta às demandas do paciente, por exemplo.

3. Promova métodos de feedback

Uma das ferramentas mais simples e poderosas de uma gestão da clínica é o acompanhamento do feedback do paciente. Com isso, você consegue quantificar a média de satisfação daquele que é o maior ativo do consultório. Além disso, as métricas utilizadas permitem que você avalie se determinada ação modificou, por exemplo, a satisfação dos pacientes.

Atualmente já existem métodos padronizados para medir o quanto seus serviços têm sido satisfatórios. Destacamos o Net Promoter Score ou NPS, como o mais utilizado tanto na área da saúde quanto em outras empresas.

4. Conte com um software de gestão

Mesmo que você já seja um excelente gestor, uma mãozinha é sempre bem-vinda. Atualmente, contamos com softwares robustos e modernos que auxiliam as tarefas que envolvem a gestão da clínica.

Eles são construídos especificamente para esse público, o que traz algumas funcionalidades a mais — agendamento online, automatização de processos e prontuário eletrônico podem ser reunidos em um só lugar. Isso traz uma comodidade maior ao fisioterapeuta e agiliza o seu trabalho na clínica.

Portanto, melhorar a gestão da clínica não é uma tarefa difícil. Isso requer dedicação, foco nos resultados e investimento nas ferramentas certas para o seu negócio. Com dicas simples e práticas, você consegue adicionar uma cultura de crescimento ao seu consultório e alcançar patamares superiores.

Se você gostou de saber como melhorar sua gestão da clínica, certamente seus colegas de trabalho também gostarão. Que tal ajudar na disseminação desse conhecimento? Compartilhe este post nas suas redes sociais!

Ter um consultório próprio faz parte do sonho de muitos fisioterapeutas, mas saber quanto custa montar uma clínica de fisioterapia é um dos principais questionamentos dos profissionais.

Com um investimento adequado, muita pesquisa e planejamento é possível transformar o sonho em realidade, já que uma clínica de fisioterapia pode ampliar significativamente os lucros e a posição profissional.

Neste artigo, vamos apresentar as principais informações sobre o que é necessário para montar uma clínica de fisioterapia e o custo médio para a abertura do negócio. Continue a leitura para saber mais!

O que é necessário para abrir uma clínica?

Para abrir uma clínica de fisioterapia é fundamental fazer um planejamento com base em pesquisa de mercado para estimar o custo da estruturação do negócio, que envolve despesas pré-operacionais e investimento fixo. Veja a seguir as necessidades básicas de uma clínica de fisioterapia:

Sede

Uma boa localização pode ajudar a atrair e manter os pacientes, tendo em vista as dificuldades de locomoção que a maioria apresenta.

Aparelhos de fisioterapia

Um dos aspectos primordiais de uma clínica são os equipamentos de fisioterapia. Dessa forma, é necessário investir em, no mínimo, seis aparelhos diferentes. O custo desses itens vai depender das condições dos equipamentos — se são novos ou usados — e do tipo de fisioterapia a ser oferecida.

Funcionários

É importante considerar uma equipe mínima para o funcionamento da clínica, como funcionários para recepção e limpeza e, muito provavelmente, outro profissional (que pode ser um estagiário) para auxiliar nas sessões de fisioterapia. O custo com o pessoal deve considerar salários, férias, décimo terceiro, entre outros.

Outros custos

Além desses já citados, é importante estar atento a outros custos que influenciarão no bom funcionário da clínica. Confira:

• aluguel — caso o imóvel seja alugado;
• computadores — no mínimo dois, para a recepção e sala de atendimento;
• energia elétrica;
• documentação e alvará para estruturação legal do negócio;
• impostos e taxas administrativas;
• internet;
• manutenção de equipamentos;
• marketing e comunicação;
• móveis e itens para decoração;
• organização do local — construção ou reestruturação;
• retirada mensal dos sócios;
• software para gestão da clínica.

Quanto custa montar uma clínica de fisioterapia?

Além dos custos com os investimentos comentados, é necessário considerar uma reserva para o capital de giro, a fim de garantir o pagamento das despesas operacionais do negócio, pois os retornos financeiros podem demorar um pouco. A carteira de pacientes ainda precisará ser desenvolvida e a clínica necessita de um tempo para se consolidar no mercado.

O investimento médio para a abertura de uma clínica de fisioterapia varia muito de acordo com o tamanho do empreendimento, do local escolhido, da infraestrutura adotada e dos serviços ofertados.

De acordo com o Sebrae, o investimento inicial necessário para uma clínica de pequeno a médio porte fica em torno de R$ 60.000,00 a R$ 200.000,00. Os custos mensais para uma pequena clínica são de aproximadamente R$15.000,00.

Qual a importância de um software de gestão para a clínica?

Um software de gestão especializado, como o Fisiogestor, é essencial para organizar a clínica e permitir que o fisioterapeuta mantenha 100% do foco em seus pacientes. Com esse sistema, todos os dados e desenvolvimento da clínica são armazenados nos servidores.

Além disso, ele proporciona segurança, já que todo o acesso ao sistema utiliza o protocolo SSL, que é o mesmo adotado pelos bancos e a conexão é criptografada. Ele permite acesso por meio de aplicativo ou pelo computador.

O aplicativo permite a gestão das clínicas e dos pacientes por meio dos seguintes serviços:

• agendamentos;
• check-in do paciente;
• ficha do paciente — com todas as informações;
• histórico de consultas;
• inclusão de anexos — possibilita anexar fotos, exames, entre outros;
• lançamentos a pagar e a receber;
• organização financeira — tabela com valores por tipo de procedimento.

Como vimos no texto, para saber quanto custa montar uma clínica de fisioterapia é importante fazer um levantamento prévio das necessidades básicas, considerando o capital de giro. Nesse sentido, para uma boa gestão financeira e administrativa é essencial contar com um software especializado.

Gostou de saber quanto custa a montagem de uma clínica e se interessou pelo software de gestão? Então, entre em contato conosco e saiba mais informações!