Embora possa parecer uma atividade sem muita importância, manter o cadastro de pacientes atualizado pode fazer a diferença na satisfação com os serviços prestados e na agilidade dos processos internos da clínica.
Por meio desse controle, é possível construir uma importante base de dados para oferecer um atendimento de qualidade e personalizado, obtendo um diferencial competitivo.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para comentar sobre as vantagens em manter um controle atualizado dos dados e explicar como fazer corretamente o cadastro dos pacientes da clínica. Acompanhe!
Vantagens de um cadastro completo
Um cadastro efetuado de forma correta e atualizado promove um atendimento humanizado e otimiza a gestão da clínica, pois reúne informações importantes que podem servir para análise e tomadas de decisão estratégicas.
Veja a seguir algumas das suas principais vantagens!
Fidelização de clientes
Atrair novos pacientes é mais difícil e oneroso que conquistar a fidelização dos atuais. O cadastro permite saber exatamente do que o paciente precisa, proporcionando ao profissional um melhor conhecimento do seu público, com informações organizadas e de fácil acesso para toda a sua equipe.
Dessa forma, é muito mais simples efetuar agendamentos e organizar os retornos esporádicos. Todos esses aspectos ajudam a fidelizar o paciente, já que essa conquista requer um bom relacionamento, que depende da identificação e do atendimento às demandas, necessidades e anseios de cada um.
Facilidade na comunicação
Por meio do cadastro, é possível melhorar e ampliar o relacionamento com os pacientes, reduzindo o tempo gasto para entender a situação atual da saúde deles, criando uma boa relação com base nos dados levantados, como:
- avisos de promoções;
- confirmação de agendamento;
- envio de mensagens no aniversário;
- informação sobre horário de funcionamento em datas especiais;
- pesquisa de satisfação no atendimento.
Estratégias de marketing eficientes
Qualquer estratégia de marketing para clínicas depende de um eficiente controle de dados dos pacientes, a fim de identificar ações que podem proporcionar melhores resultados para as campanhas.
A falta de dados relevantes dos pacientes pode resultar em perda de tempo e dinheiro com anúncios equivocados. Por esse motivo, ter o controle das informações é a chave para fazer campanhas direcionadas aos interesses deles e ganhar um diferencial competitivo.
Como fazer o cadastro de pacientes
Um cadastro eficaz é parte fundamental do histórico clínico do paciente em clínicas de fisioterapia, qualquer informação é imprescindível, já que pode contribuir para um atendimento de qualidade.
Fazer um cadastro eficiente não é muito complicado, pois existem programas e aplicativos de gestão que ajudam a manter um banco de dados sempre atualizado e bem delineado. Eles são de fácil compreensão para que toda a equipe tenha acesso facilitado.
Para tanto, o sistema deve contar com campos obrigatórios e campos extras, conforme comentamos a seguir.
Campos obrigatórios
Devem conter informações pessoais, importantes para a comunicação com o paciente e criação do seu perfil. São elas:
- dados para contato — nome, endereço, e-mail e telefone;
- data de nascimento;
- documentos pessoais — RG e CPF;
- plano de saúde — tipo de convênio, abrangência e validade;
- profissão.
Campos extras
Nos campos extras devem conter informações clínicas e estilo de vida do paciente, como:
- alergias medicamentosas;
- procedimentos efetuados e a metodologia utilizada;
- data dos procedimentos (com evolução dos resultados);
- exames realizados (incluindo os resultados);
- especifidades das atividades profissionais.
Ações para manter uma base de dados relevante
Algumas práticas podem contribuir para manter o cadastro organizado, completo e de fácil acesso, como as seguintes:
- atualização periódica;
- identificação dos cadastros inativos — para posterior trabalho de comunicação, visando o retorno dos pacientes à clínica;
- revisão de dados — limpeza de informações repetidas e padronização das consultas, segmentando os pacientes por tipo de tratamento e outras categorias que forem importantes.
Como vimos, para fazer um cadastro de pacientes de forma correta é preciso registrar dados pessoais e informações clínicas, a fim de obter uma base relevante para a estratégia do negócio. Para tanto, é importante investir em um software especializado em clínicas de fisioterapia, a fim de garantir mais segurança e agilidade dos processos.
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